Postbuch ..Posteingang und Ausgang mit Dokumenten-Management

Postbuch - Hilfe ..und Programmbeschreibung

Registrierung | Programmbeschreibung | Ausdrucke | Postbuch_Hilfe.pdf

Installation

Unter "Download" können Sie das Postbuch herunterladen. Klicken Sie dazu die Datei pb_setup_xx.exe (xx = de, en, nl..)an und speichern Sie lokal z.B. unter c:\Eigene Dateien\Download\.. ab. Öffnen Sie den Explorer und starten durch einen Doppelklick die Datei. Sie werden nun durch die Installationsroutine geführt und können das Installationsverzeichnis und eine Programmgruppe wählen.

Unter Windows Vista und Windows 7 sollten Sie unbedingt die Voreinstellung für das Installationsverzeichnis "c:\Postbuch.." übernehmen.

Nach der Installation des Postbuches können Sie die Programmausführung über das Startmenü (Programme / Postbuch..) oder über das Icon auf dem Desktop starten. Ihre Demoversion ist voll funktionsfähig und bleibt Ihnen auch nach der Freischaltung der Vollversion mit der Lizenznummer, einschließlich Ihrer erfassten Daten erhalten! Sie ist nicht zeitlich beschränkt.

Registrierung

Mit der "Bestellung" erhalten Sie Ihre Rechnung für das Postbuch per e-Mail. Nach dem Zahlungseingang oder -nachweis bekommen Sie per Mail Ihre Lizenznummer und können die Vollversion aktivieren. Bitte beachten Sie, dass wir die Überweisungszeiten der Banken nicht beeinflussen können!

Tragen Sie die Ihnen zugesandte Lizenznummer und Ihren Namen unter Extras\Registrierung im Menü des Postbuches ein. Ist Ihnen dabei kein Schreibfehler unterlaufen, so erhalten Sie einen Hinweis über die ordnungsgemäße Registrierung. Nach dem erneuten Start des Postbuches sehen Sie auf dem Desktop oder unter Info statt "Lizenz: Demo" nun Ihren Namen und der Menüpunkt Extras\Registrierung ist nicht mehr anwählbar.

Programmbeschreibung

Mit dem Programmstart erfolgt die Passwort-Abfrage. Wenn Sie das Postbuch als Einzelplatzversion nutzen und den Passwortschutz nicht benötigen, so können Sie ihn im Menü Extras deaktivieren.

Menü

Postbuch Menü

Unter Optionen können die Einstellungen für einen Arbeitsplatz hinterlegt werden. Der Benutzer USER sieht die Einstellungen für den Benutzernamen und den Login nicht.

Unter Datei finden Sie die Programmfunktionen aus der Schnellstartleiste (links). Die allgemeinen Programmoptionen finden Sie unter Extras. Hier können Sie auch einen Passwortschutz für Ihr Postbuch einrichten. Der Formulareditor

(PDF) dient zur individuellen Anpassung Ihrer Berichte.

Postbuch

Datensicherungen können Sie jederzeit in beliebige von Ihnen angelegte Verzeichnisse oder Datenträger (Laufwerke, USB-Festplatten oder USB-Sticks) anfertigen.

Hinweis
Beachten Sie unbedingt, dass bei der Datenrücksicherung alle Daten überschrieben / gelöscht werden. Nach der Installation einer neueren Version des Postbuches sollte auf keinen Fall eine alte Datensicherung zurück gesichert werden. Schließen Sie Ihr altes Postbuch daher vorher ab und beginnen das neue Postbuch ohne Daten zu übernehmen.

Bei der Datensicherung, Rücksicherung und der Datenreorganisation (endgültiges Löschen von Daten) darf kein weiterer Benutzer das Postbuch im Netzwerk geöffnet haben!

Dazu erhält der ADMINC vor dem Start entsprechende Hinweise und eine Übersicht mit den Netzwerkusern.

User

Über den Datenimport - Outlook können Sie Ihre Adressen aus Outlook (NICHT Outlook-Express) in das Adressbuch importieren.

Schnellstartleiste

Über die Schnellstartleiste können Sie sofort alle Menüpunkte des Postbuches aufrufen. So können Sie Adressen, Projekte und Mitarbeiter verwalten und sich Ihre Wiedervorlagen anzeigen oder ausdrucken lassen. Wiedervorlagen erscheinen auch beim Start des Postbuches wenn Sie vorhanden und unter Optionen aktiviert sind.

Postbuch Auswahl

Bis zu 15 Postbücher können Sie hier anlegen, auswählen oder auch löschen.

Buchungen im Postbuch können Sie automatisch nummerieren lassen (Anfangsnummer bei Anlage eintragen) und selbst vergeben (keine automatische Erhöhung).

Für ein neues Postbuch ändern Sie den Namen, erfassen die Anschrift und Details und legen den Anfangs- portobestand fest. Mit Anlegen / Bearbeiten wird das neue Postbuch aktiviert.

Um ein Postbuch mit seinen Daten zu entfernen klicken Sie auf Löschen.

Die Adressen dienen später zur schnellen Erfassung des Postein- und Ausganges.

Hier können Sie Ihre Adressen verwalten, suchen und eine Telefon- oder Adressliste ausdrucken lassen. Etiketten können mit dem Formulareditor für spezielle Etikettendrucker angepasst werden.

Über die Schaltfläche "..." können Sie auf den

(PDF) Formulareditor zugreifen, um die jeweils ausgewählten Berichte anpassen zu können. Alle Berichte lassen sich vor dem Ausdruck auf einem Drucker auch als Seitenansicht / Vorschau drucken.

Postbuch Adressen

Über die "Link"-Schaltflächen kann bei vorhandener E-Mail-Adresse sofort eine E-Mail über ihren E-Mail-Client versendet werden. Adressen oder die Route vom Absender des jeweiligen Postbuches zur Adresse können direkt in Google Maps dargestellt werden.

Posteingang und Postausgang

Hier können Sie nun Ihre Postein- und Ausgänge erfassen, die Art der Sendung bestimmen, Portokosten hinterlegen und wichtige Dinge einer Wiedervorlage zuordnen. Neben dem Absender oder Empfänger können auch Details (Datum des Dokumentes, Termin und Status der Abarbeitung) erfasst und Projekte / Mitarbeiter zugeordnet werden. Mehrere Dokumente (*.pdf,*.doc,*.xls,*.jpg,*.gif,*.htm,*.eml,*.txt) können direkt verknüpft, angezeigt oder bearbeitet werden. Diese Dokumente können sich auf unterschiedlichen Laufwerken oder Verzeichnissen befinden. Ist unter Optionen ein Scanner aktiviert und dessen Programmstart hinterlegt, so können Dokumente sofort eingescannt werden.

Postbuch

Der Portobestand wird aktualisiert und mit der Filterfunktion können Sie bestimmen ob alles, nur der Posteingang oder Postausgang angezeigt werden soll. Mit der Suche können Sie Sendungen über eine freie Texteingabe auffinden lassen. Dabei kann sich Ihre Texteingabe (z.B. Test) auch an beliebiger Stelle des Suchfeldes befinden (Anton M. Test AG). Alle Filter- oder Suchfunktionen können mit dem "X" schnell wieder deaktiviert und damit wieder alle Daten angezeigt werden.

Mit dem Eintrag der Postleitzahl oder des Ortes wird beim Verlassen des betreffenden Feldes standardmäßig in der geöffneten Datenbank nach dem zugehörigen (bereits vorhandenen) Ort oder der Postleitzahl gesucht, wenn er noch nicht eingetragen wurde. Dabei wird das zuvor zugeordnete Land berücksichtigt.

Haben Sie länderspezifische Postleitzahl-Datenbanken installiert (siehe Bestellung), wird zuerst in diesen gesucht und betreffende Ergebnisse werden zur Auswahl angezeigt. Hierbei reicht die Eingabe von Anfangszahlen oder Buchstaben. Wird ein Ort oder Postleitzahl eindeutig, also nur einmal gefunden, so wird das Ergebnis sofort übernommen.

Für die Eingabe weiterer Länder können auch Kleinbuchstaben verwendet werden. Deren Umwandlung geschieht automatisch bzw. bei den Orten mit der Auswahl in den Suchergebnissen.

Testen können Sie dies mit Österreich. Diese Postleitzahl-Datenbank kann man heute noch kostenlos im Internet beziehen und wir haben Sie bereits der Demoversion beigelegt.

Die Postleitzahl-Datenbanken erhalten Sie von uns zugesandt und speichern Sie in Ihrem Verzeichnis "c:\Postbuch..\..". Die Dateien tragen die Bezeichnung plz_xx.*, wobei xx für das Länderkennzeichen (de,at,ch,it usw.)steht.

Werden Sie nun vom Programm gefunden, so werden sie benutzt und die beschriebenen Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung. Die Installation der Dateien kann jederzeit nachgeholt werden.

Mit den Navigationsschaltflächen (<, >..) können Sie an den Anfang, das Ende sowie vor und zurück springen.

	Löschen Posteingänge und Ausgänge können einzeln (aktueller Eintrag) für einen bestimmten Zeitraum oder vollständig entfernt werden. Der Benutzer USER kann keine Daten ändern oder löschen!
	Das Postbuch und eine Terminübersicht kann für einen wählbaren Zeitraum ausgedruckt werden.

Ausdrucke