Postbuch ..Posteingang und Ausgang mit Dokumenten-Management

.. und Programmbeschreibung

Installation

Unter Download können Sie das Postbuch herunterladen. Klicken Sie dazu die Datei pb_setup_xx.exe (xx = de, en, nl..)an und speichern Sie lokal z.B. unter c:\Eigene Dateien\Download\.. ab. Öffnen Sie den Explorer und starten durch einen Doppelklick die Datei. Sie werden nun durch die Installationsroutine geführt und können das Installationsverzeichnis und eine Programmgruppe wählen.

Unter Windows Vista und Windows 7 sollten Sie unbedingt die Voreinstellung für das Installationsverzeichnis "c:\Postbuch V4.." übernehmen.

Nach der Installation des Postbuches können Sie die Programmausführung über das Startmenü (Programme / Postbuch..) oder über das Icon auf dem Desktop starten. Ihre Demoversion ist voll funktionsfähig und bleibt Ihnen auch nach der Freischaltung der Vollversion mit der Lizenznummer, einschließlich Ihrer erfassten Daten erhalten! Sie ist nicht zeitlich beschränkt.

Registrierung

Mit der Bestellung erhalten Sie Ihre Rechnung für das Postbuch per e-Mail. Nach dem Zahlungseingang oder -nachweis bekommen Sie per Mail Ihre Lizenznummer und können die Vollversion aktivieren. Bitte beachten Sie, dass wir die Überweisungszeiten der Banken nicht beeinflussen können!

Tragen Sie die Ihnen zugesandte Lizenznummer und Ihren Namen unter Extras\Registrierung im Menü des Postbuches ein. Ist Ihnen dabei kein Schreibfehler unterlaufen, so erhalten Sie einen Hinweis über die ordnungsgemäße Registrierung. Nach dem erneuten Start des Postbuches sehen Sie auf dem Desktop oder unter Info statt "Lizenz: Demo" nun Ihren Namen und der Menüpunkt Extras\Registrierung ist nicht mehr anwählbar.

Programmbeschreibung ___________________________________________

Menü

Unter Datei finden Sie die Programmfunktionen aus der Schnellstartleiste (links). Die allgemeinen Programmoptionen finden Sie unter Extras. Hier können Sie auch einen Passwortschutz für Ihr Postbuch einrichten. Der Formulareditor dient zur individuellen Anpassung Ihrer Berichte.

Datensicherungen können Sie jederzeit in beliebige von Ihnen angelegte Verzeichnisse oder Datenträger (Laufwerke, USB-Festplatten oder USB-Sticks) anfertigen.

Hinweis
Beachten Sie unbedingt, dass bei der Datenrücksicherung alle Daten überschrieben / gelöscht werden. Nach der Installation einer neueren Version des Postbuches sollte auf keinen Fall eine alte Datensicherung zurück gesichert werden. Schließen Sie Ihr altes Postbuch daher vorher ab und beginnen das neue Postbuch ohne Daten zu übernehmen.

Bei der Datensicherung, Rücksicherung und der Datenreorganisation (endgültiges Löschen von Daten) darf kein weiterer Benutzer das Postbuch im Netzwerk geöffnet haben!

Über den Datenimport - Outlook können Sie Ihre Adressen aus Outlook (NICHT Outlook-Express) in das Adressbuch importieren.

Schnellstartleiste

Über die Schnellstartleiste können Sie sofort alle Menüpunkte des Postbuches aufrufen. So können Sie Adressen, Projekte und Mitarbeiter verwalten und sich Ihre Wiedervorlagen anzeigen oder ausdrucken lassen. Wiedervorlagen erscheinen auch beim Start des Postbuches wenn Sie vorhanden und unter Optionen aktiviert sind.

Bis zu 5 Postbücher können Sie hier anlegen, auswählen oder auch löschen.

Buchungen im Postbuch können Sie automatisch nummerieren lassen (Anfangsnummer bei Anlage eintragen) und selbst vergeben (keine automatische Erhöhung).

Für ein neues Postbuch ändern Sie den Namen, erfassen die Anschrift und Details und legen den Anfangs- portobestand fest. Mit Anlegen / Bearbeiten wird das neue Postbuch aktiviert.

Um ein Postbuch mit seinen Daten zu entfernen klicken Sie auf Löschen.

Die Adressen dienen später zur schnellen Erfassung des Posteingangs und Ausganges.

Hier können Sie Ihre Adressen verwalten, suchen und eine Telefon- oder Adressliste ausdrucken lassen.

Postbuch

Über die Schaltfläche "..." können Sie auf den

(PDF) Formulareditor zugreifen, um die jeweils ausgewählten Berichte anpassen zu können. Alle Berichte lassen sich vor dem Ausdruck auf einem Drucker auch als Seitenansicht / Vorschau drucken.

Posteingang und Postausgang

Hier können Sie nun Ihre Postein- und Ausgänge erfassen, die Art der Sendung bestimmen, Portokosten hinterlegen und wichtige Dinge einer Wiedervorlage zuordnen. Neben dem Absender oder Empfänger können auch Details (Datum des Dokumentes, Termin und Status der Abarbeitung) erfasst und Projekte / Mitarbeiter zugeordnet werden. Mehrere Dokumente (*.pdf,*.doc,*.xls,*.jpg,*.gif,*.htm,*.eml,*.txt) können direkt verknüpft, angezeigt oder bearbeitet werden. Diese Dokumente können sich auf unterschiedlichen Laufwerken oder Verzeichnissen befinden. Ist unter Optionen ein Scanner aktiviert und dessen Programmstart hinterlegt, so können Dokumente sofort eingescannt werden.

Postbuch

Der Portobestand wird aktualisiert und mit der Filterfunktion können Sie bestimmen ob alles, nur der Posteingang oder Postausgang angezeigt werden soll. Mit der Suche können Sie Sendungen über eine freie Texteingabe auffinden lassen. Dabei kann sich Ihre Texteingabe (z.B. Test) auch an beliebiger Stelle des Suchfeldes befinden (Anton M. Test AG). Alle Filter- oder Suchfunktionen können mit dem "X" schnell wieder deaktiviert und damit wieder alle Daten angezeigt werden.

Mit den Navigationsschaltflächen (<, >..) können Sie an den Anfang, das Ende sowie vor und zurück springen.

	Löschen Posteingänge und Ausgänge können einzeln (aktueller Eintrag)für einen bestimmten Zeitraum oder vollständig entfernt werden.
	Das Postbuch und eine Terminübersicht kann für einen wählbaren Zeitraum ausgedruckt werden.